Ausgangslage
Vor fünf Jahren liefen die Verträge mit dem bisherigen Dienstleister in Sachen Dokumenten-Management aus. Im Rahmen einer Ausschreibung luden wir die Lieferanten ein, von denen am Ende nur TA Triumph-Adler infrage kam. Unsere Strategie war es, eine größtmögliche Vereinheitlichung der Hard- und Software zu erreichen, um den Wartungsaufwand so gering wie möglich zu halten. Neben der quantitativen Leistungsfähigkeit in den Produktionswerken war auch die Druckqualität ein ausschlaggebendes Kriterium für meine Entscheidung: Die Mitarbeiter der Marketingabteilung müssen sich bei Layout-Entwürfen auf farbechte Proofs verlassen können.

Lösung
Das von TA Triumph-Adler erarbeitete Total Output Management (TOM) entsprach allen Erfordernissen. Uns war es wichtig, dass sich die Systemlandschaft jederzeit modifizieren lässt – egal, ob aufgestockt oder reduziert werden soll. Der vereinheitlichte Systempark umfasst heute u. a. 68 DIN-A4-Drucker und rund 50 Multifunktionsprodukte von TA Triumph-Adler. Zudem konnte die Papierversorgung inkludiert und damit der Einkauf bei uns entlastet werden. Das TOM-Konzept bietet uns außerdem bei der Materialbeschaffung günstigere Konditionen, als wir sie mit den Lieferanten aushandeln könnten. Der konkrete Austausch ging rasch über die Bühne, in weniger als vier Wochen war die homogene Hardware an allen Standorten installiert.

Ergebnis
Wir arbeiten mit dem TOM-Konzept deutlich effizienter und erreichen eine monatliche Kosteneinsparung von rund 37 %. 118 Systeme bewältigen nun das jährliche Druckvolumen von 2.350.000 Seiten. Die TA Triumph-Adler Lösung generiert dank der Accounting-Box klare Kennzahlen und sorgt für die gewünschte Transparenz. Damals mussten wir durchaus mal manuell nachrechnen – heute können wir die Kosten mit einem Blick prüfen. Das Konzept funktioniert in der Praxis genau so, wie ich es nach der Präsentation erwartet habe.