DIGITALE WORKFLOWS STARTEN AM MFP

Wie der MFP zum „Möglichmacher“ wird

Juli 2021

Digitale Workflows beginnen am Multifunktionsprinter. Wie der MFP damit zum „Möglichmacher“ für elektronische Prozesse wird, zeigt das neue Whitepaper von TA Triumph-Adler.

Sand im Getriebe ist störend. Ob es die verlegte Rechnung ist, die falsch einsortierte Datei oder noch nicht eingescannte Unterlagen – all das kostet Zeit und bindet Kapazitäten. Deshalb begeistern sich Arbeitgeber zunehmend für digitale Prozesse in den Büros. Dabei stellen sie – mitunter überrascht – fest, welches Gerät im Zentrum der Digitalisierungsoffensive steht: der Multifunktionsprinter, kurz MFP.

Der MFP kann viel mehr als drucken, kopieren, faxen und scannen. Seine weiteren Funktionen – etwa das Sortieren, Versenden und Speichern von Dokumenten – werden immer wichtiger. Sie bilden die Brücke zwischen analogen und digitalen Prozessen im Büro. In unserem Whitepaper „MFP – die Möglichmacher“ geben wir einen Überblick über vier zentrale Aufgaben des Multifunktionsprinters:

          1. Monitoring und Kontrolle sämtlicher Druckvorgänge

MFPs sind als Druckerflotte miteinander vernetzt, eine eingebaute elektronische Schaltzentrale sorgt für effizientes Monitoring. Sie weiss jederzeit, was wo passiert – und wo Handlungsbedarf besteht. Das beschleunigt das Beheben von Problemen und bietet den Überblick über die Kosten. Das Monitoring beschränkt sich nicht nur auf die MFPs: Wer wann auf welchem Gerät druckt, kopiert, faxt oder scannt, lässt sich bei Bedarf per Software ebenso gut verfolgen. 

          2. Digitalisierung von Dokumenten

Wer keine weiteren Regalmeter an Aktenordnern produzieren will, muss auf Digitalisierung setzen. Und alles, was Papier betrifft, vom MFP scannen und mithilfe der passenden Software als digitales Dokument direkt im richtigen Ordner abspeichern lassen. Wer mit zeitgemäßen Scan-, Archivierungs- und Workflow-Lösungen arbeitet, hat mehr Zeit für das Kerngeschäft und steigert so seine Wettbewerbsfähigkeit.

          3. Einbinden von MFPs in DMS- und ECM-Lösungen

Den Einstieg in digitale Workflows bieten Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS. DMS-Lösungen sorgen für schnelle Prozesse. Sie ermöglichen die Übersicht über alle Dokumente und über ihren aktuellen Status, sowie auf Wunsch zudem deren automatisierte Verarbeitung in festgelegten Workflows. ECM-Systeme – das Kürzel steht für Enterprise Content Management – können noch mehr. Sie automatisieren Workflows deutlich stärker und schaffen auf individuelle Wünsche und Bedürfnisse massgeschneiderte Ordner- und Ablagestrukturen. Dafür brauchen diese Systeme digitalisierte Dokumente – und die liefert der MFP.

          4. Datenschutz und -sicherheit am MFP

Der Wert des Datenschutzes kann gar nicht überschätzt werden. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss sich am MFP per Karte, Smartphone oder Transponder authentifizieren. So kann kein Dokument gescannt, gedruckt, kopiert oder gefaxt werden, bevor klar ist: Diese Person ist dazu berechtigt. Der Schutz am MFP betrifft nicht nur Menschen, sondern auch Daten. Erhalten Multifunktionsprinter unverschlüsselt übertragene Daten, kann daraus der gesamte Datenverkehr rekonstruiert werden – auch von Personen mit unlauteren Absichten. Deshalb ist bei modernen MFP-Systemen die Verschlüsselung standardmässig integriert.