PRODUKTIVER MIT ECM-SOFTWARE

Produktiver mit ECM-Software

September 2022
#Flexibilität #Arbeitsplatz der Zukunft #Mobile Business #Dokumentenmanagement

Enterprise Content Management (ECM) ist eine moderne Software für Ihr Büro. Mit ECM-Software lässt sich Zeit sparen, zugleich werden Fehler beim digitalen Dokumentenmanagement vermieden.

Wussten Sie, dass Angestellte bis zu zwei Stunden täglich mit der Suche nach Informationen verbringen? Das hat eine Umfrage von Kyocera und Statista ergeben. Die Gründe dafür sind unterschiedlich. Mal liegen Rechnungen beim Kollegen auf dem Schreibtisch, mal ist die Personalakte falsch einsortiert oder ein Vertrag nicht auffindbar. Diese Zeitfresser, die den Workflow innerhalb eines Unternehmens stark beeinträchtigen, lassen sich einfach eliminieren. ECM-Software kümmert sich um das digitale Erfassen, Bearbeiten, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Massgeschneiderte Workflows leiten die Dokumente weitgehend automatisiert durchs System.

Für jede Situation die richtige Softwarelösung

ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler sind modular aufgebaut. Der Vorteil: Die Software versetzt Unternehmen in die Lage, sich speziell benötigte Teilbereiche der Organisation auszusuchen. Gestartet werden kann mit einem Pilotprojekt zur Umstellung auf digitale Dokumentenlenkung. Nach dem erfolgreichen Start lassen sich den jeweiligen Bedürfnissen entsprechend weitere Bereiche vernetzen. Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten für ECM-Systeme gestalten sich dabei vielfältig. Welche Optionen sich besonders anbieten, um eine ECM-Software einzusetzen, können Unternehmen passgenau bestimmen.

Zum Start: das digitale Rechnungswesen

Als perfekter Einstieg in ein System mit ECM-Software bietet sich das digitale Rechnungswesen an. Digitale Lösungen von TA Triumph-Adler kennen Zahlungsfristen und Skonti – und erinnern rechtzeitig an beides. Leitet man Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen, beschleunigen sich Prüfung, Freigabe und Bezahlung. Das Ergebnis: eine deutliche Senkung der Prozesskosten. Zusätzlich verringern digitale Prozesse die Fehlerquote. Die Implementierung erfolgt im laufenden Betrieb und mit fachlicher Unterstützung. Und das alles unter Einhaltung gesetzlicher und wirtschaftlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchhaltung (GoBD).

Das Rechnungswesen ist nicht der einzige Bereich, der sich als Pilotprojekt für diese Software anbietet. Bewährt hat sich auch der Einsatz einer ECM-Lösung im Personalbereich und beim Vertragsmanagement. Weitere Optionen bei der modular aufgebauten ECM-Software sind digitale Projektakten, Lieferantenakten, Kfz-Akten, und Pflegeakten.

Besserer und schnellerer Kundenservice

Verbesserte digitale Verwaltungsprozesse in Unternehmen kommen allen beteiligten Geschäftsbereichen zugute – insbesondere aber dem Kundenservice. Viele Informationen für automatisierte Workflows erhalten Unternehmen aber immer noch in Papierform. Gefragt sind ECM-Lösungen, die Belege nicht nur scannen, sondern Daten mit anderen Systemen verschmelzen können – wie die von TA Triumph-Adler.

Die Anwendungsgebiete für ECM-Software sind gross: Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung, digitale Personalakte, digitale Projektakte, digitales Vertragsmanagement und digitale Lieferantenakte gelten als Kernsegmente.

Da die ECM-Software modular aufgebaut ist, müssen Unternehmen nicht sämtliche Abläufe auf einen Schlag digitalisieren. Sie können mit einem Pilotprojekt einsteigen – und anschliessend Schritt für Schritt digitale Workflows auch für andere Aufgaben einführen.

Fünf gute Gründe für ECM

  • Effizienter arbeiten: Softwarelösungen von TA Triumph-Adler sparen Zeit und damit Kosten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konzentrieren sich auf das Wesentliche. ECM-Software erhöht die Produktivität und verbessert die Zusammenarbeit.
  • Kosten senken: ECM-Software reduziert die Kosten für Aufbewahrung, Verteilung und Bearbeitung von Inhalten.
  • Mobil und strukturiert arbeiten, ob im Büro am PC oder im Zug mit dem Tablet oder Handy: Mobilität in der Arbeitswelt gehört heute zum Standard. Digitale Softwarelösungen von TA Triumph-Adler verhelfen zu mehr Struktur in den Abläufen.
  • Geschäftsprozesse optimieren: ECM-Software beschleunigt und standardisiert Geschäftsprozesse.
  • Qualität steigern: Schneller, flüssiger und mit gleichbleibend hoher Qualität – so verbessern sich die Arbeitsabläufe bei voller Transparenz. Von der Rechnungsfreigabe über Urlaubsanträge bis zur Fahrzeugakte.

Wo es erforderlich ist, bringt ECM-Software endlich Struktur ins Chaos. Damit Sie schneller arbeiten und sich um Ihre Kunden oder Services kümmern können.