Ärgerlicher Kunde, zufriedener Kunde
Warum das wichtig ist, zeigt ein Beispiel aus der Praxis eines Baustoffhändlers. Dessen Kunde hat Diverses bestellt, doch die Gipssäcke fehlen bei der Auslieferung – weshalb der Kunde diesen Posten auf dem Lieferschein durchstreicht. Der Fahrer will sich darum kümmern, vergisst es aber nach einem anstrengenden Arbeitstag. Nach drei Tagen ruft der leicht erboste Kunde an, wo denn die dringend benötigten Gipssäcke blieben. Wie geht diese Geschichte weiter?

Ohne TA Capture Manager: Viel „Äh“ und „Mhm“ am Telefon, weil der Lieferschein wahrscheinlich irgendwo herumflattert. Wenn man nur wüsste, wo. Der Händler wirkt inkompetent, die Laune des Kunden ändert sich von „leicht“ zu „ernsthaft“ erbost.

Mit TA Capture Manager: Der gescannte Lieferschein ist in Sekundenschnelle im richtigen digitalen Ordner gefunden, mitsamt der durchgestrichenen – weil nicht gelieferten – Gipssäcke. Statt „Äh“ lautet die Antwort: „Gehen heute noch raus!“, und der Kunde ist zufrieden. Gut möglich, dass es gar nicht zum Anruf kommt, da der durchgestrichene Posten bereits beim Einscannen aufgefallen ist.

Der Bonus: die Dokumentenerkennung
Der Bonus beim TA Capture Manager ist die Dokumentenerkennung. Diese kann beispielsweise Rechnungsnummer und -betrag sowie den Rechnungssteller bekannter Rechnungen erkennen, daraus die benötigten Daten extrahieren und entsprechend (strukturiert) ablegen. Damit entfällt das Suchen, wo genau die Rechnung abgespeichert ist. In diese Ordner kommen natürlich auch alle elektronisch eingehenden Dokumente.

Sollen die extrahierten Daten verifiziert werden, wird der Anwender benachrichtigt, um diese Daten manuell zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Sind die Meta-Daten korrekt erfasst worden, wird das mit einem Klick bestätigt und der Workflow wird automatisch fortgeführt.

Der TA Capture Manager eignet sich insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen mit einem überschaubaren Eingang an Papierdokumenten. Für grössere Unternehmen sind DMS- oder ECM-Lösungen besser geeignet, die Workflows für das Bearbeiten der digitalen Dokumente ermöglichen. In solchen Systemen lässt sich auch sehen, wer wann welches Dokument bearbeitet hat; sie setzen Fristen und erinnern an wichtige Termine. In solche DMS- und ECM-Lösungen lässt sich der TA Capture Manager bei Bedarf problemlos integrieren. So oder so sorgt er dafür, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Erfassung und Verteilung von Daten gegen Null zu drücken. Denn digital geht das einfach schneller und besser.